Digitales Onboarding: Wie es mit E-Learnings gelingt

Die Zeiten, in denen ein Onboarding zwingend vor Ort stattfinden musste, sind längst vorbei. Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Option zu Home Office und Remote-Work an, ohne physische Präsenz vor Ort im Büro. Dennoch darf natürlich das Teambuilding nicht zu kurz kommen. Damit Sie Ihre Mitarbeiter auch ohne Präsenzarbeit ordnungsgemäß ins Unternehmen einführen können, ist digitales Onboarding eine gute Lösung.

Dabei werden dieselben Einführungsmöglichkeiten geboten, wie es vor Ort der Fall wäre – auch mit integrierter Vorstellung von Kollegen und Kolleginnen. Wir zeigen Ihnen, wie ein digitales Onboarding gelingen kann und was es dabei zu beachten gilt!

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Was ist digitales Onboarding?

Unter Onboarding versteht man die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Sie lernen ihre wesentlichen Arbeitsbereiche kennen, aber auch die Kollegen und Kolleginnen, die Vorgesetzten sowie die üblichen Arbeitsabläufe und Strukturen. Aber auch die Verwendung der Soft- und Hardware, die im Unternehmen verwendet wird, spielt im Rahmen des Onboardings eine Rolle. Umso schwieriger also, wenn keine Präsenzarbeit angedacht ist und das Onboarding digital durchgeführt werden muss.

Eine interessante Studie von Haufe aus dem Jahr 2020 macht klar: 93 Prozent aller befragten Unternehmen gaben an, dass sich neue Mitarbeiter durch ein umfassendes Onboarding besser ins Unternehmen integrieren konnten. Zudem bestätigen 92 Prozent der Befragten, dass ein strukturierter Onboarding-Prozess die maßgebliche Grundlage für eine schnelle, fachliche und wirtschaftliche Einführung im Unternehmen darstellt. Kurz gesagt: Ein Mitarbeiter, der die Prozesse und Strukturen im Unternehmen von Anfang an kennenlernt, erzielt langfristig bessere Ergebnisse. Doch was ist mit Mitarbeitern, die gar nicht vor Ort tätig sind? Hier kann digitales Onboarding Abhilfe schaffen.

Wie kann digitales Onboarding gelingen?

Bei einem normalen Onboarding vor Ort ist die Struktur meist vorgegeben: Am ersten Arbeitstag lernt ein neuer Mitarbeiter zunächst die Räumlichkeiten, später auch die Kollegen und die grundlegenden Prozesse kennen. Im Laufe der ersten Woche wird er in Programme und Arbeitsbereiche eingewiesen, etwas später folgt die fachliche Qualifizierung. Digitales Onboarding hat zunächst keine solche Struktur und erfordert demnach ein Umdenken. Es ist deutlich zeitaufwendiger, neue Mitarbeiter über digitale Medien in das Unternehmen einzubinden. Hier sollte also nicht nur inhaltlich, sondern auch zeitlich ein breiterer Rahmen geschaffen werden. „Mal eben einem Kollegen über die Schulter schauen“, wenn etwas nicht verstanden wird, ist beim digitalen Onboarding nur schwer möglich.

Eine gute Alternative, die alle relevanten Inhalte des digitalen Onboardings bereitstellt, gleichzeitig aber auch eine feste Struktur wahrt, ist ein digitales Onboarding mit E-Learnings. Hier können alle relevanten Informationen zum Unternehmen und den Arbeitskollegen, aber auch zu internen Prozessen und Abläufen, Software und Hardware sowie Unternehmenszielen eingebracht werden. Statt einem klassischen Tag der Einarbeitung, können Sie Ihrem neuen Mitarbeiter das digitale Onboarding einfach zukommen lassen, damit dieser es im eigenen Tempo durcharbeitet. Zudem bietet digitales Onboarding mit E-Learnings die Möglichkeit, zu jeder Zeit bei Rückfragen erneut einen Blick in die Unterlagen zu werfen.

5 Tipps für digitales Onboarding

Damit das digitale Onboarding für neue Mitarbeiter gelingt, haben wir einige Tipps für Sie zusammengetragen. Insbesondere bei der Umstellung vom herkömmlichen Onboarding vor Ort auf digitales Onboarding spielen diese Tipps eine wichtige Rolle – denn bestehende Prozesse müssen überdacht und angepasst werden, um eine ähnlich gute Qualität zu gewährleisten.

  • Tipp 1 – Bleiben Sie erreichbar: Auch digitales Onboarding kann unmöglich sicherstellen, dass keine Rückfragen entstehen. Bleiben Sie daher für Ihre Mitarbeiter erreichbar, falls Fragen oder Unsicherheiten aufkommen. Dafür können neben telefonischer Erreichbarkeit auch digitale Kommunikationstools genutzt werden.
  • Tipp 2 – Planen Sie die Zeiten anders: Digitales Onboarding stellt nicht nur Unternehmen, sondern auch neue Mitarbeiter vor viele Herausforderungen. Auch mit dem besten E-Learning fürs Onboarding sollte mehr Zeit eingeplant werden, da kurze Kommunikationswege fehlen. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Zeit und die Möglichkeit, sich in das digitale Onboarding einzuarbeiten.
  • Tipp 3 – Digitales Onboarding verständlich machen: Ein zentraler Kernpunkt des digitalen Onboardings sind Gestaltung und Aufbau der dafür zur Verfügung gestellten Tools. Möchten Sie das digitale Onboarding mit einem professionellen E-Learning umsetzen, fertigen Sie dies im besten Fall nicht selbst an, sondern in Zusammenarbeit mit einer E-Learning Agentur, die die Herausforderungen des digitalen Lernens bereits kennt.
  • Tipp 4 – Inhalte Schritt für Schritt vermitteln: Digitales Onboarding gelingt nicht, indem einfach alle verfügbaren Informationen hintereinander in einem großen Textblock präsentiert werden, der im Anschluss auswendig gelernt werden muss. Viel mehr geht es darum, die Inhalte des digitalen Onboardings Schritt für Schritt zu vermitteln, um so die Menge an Informationen überschaubar zu halten. Überfordern Sie neue Mitarbeiter nicht mit großen Datenmengen, sondern sortieren Sie die Informationen nach Relevanz.
  • Tipp 5 – Geben Sie regelmäßig Feedback: Ein digitales Onboarding kann nicht sicherstellen, dass alle vermittelten Inhalte auch verstanden werden. Regelmäßige Feedback-Schleifen bieten die Möglichkeit, bei Unsicherheiten anzusetzen und dem neuen Mitarbeiter zu vermitteln, dass er im Unternehmen auch dann willkommen ist, wenn nicht alles von Anfang an glatt läuft.

Was sollte in ein digitales Onboarding?

Damit ein digitales Onboarding erfolgreich ist und neuen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich fachlich und persönlich im Unternehmen einzubringen, sollten alle relevanten Informationen darin enthalten sein. Strukturell ist es sinnvoll, diese nach Relevanz aufzubauen – zunächst also grundlegende Informationen zum Unternehmen, eine grobe Vorstellung der Kollegen, im Anschluss alle relevanten Informationen zu Software und Hardware, die für die alltägliche Arbeit verwendet wird. Danach können auch weniger wichtige Informationen vermittelt werden.

Inhalte im digitalen Onboarding auf einen Blick:

  • Unternehmensvorstellung und Unternehmensphilosophie
  • Werte und Ziele des Unternehmens
  • Vorstellen von Kollegen und direkten Vorgesetzten, ggf. auch Unternehmensleitung
  • Vermittlung fachlicher Inhalte zum Tätigkeitsbereich des neuen Mitarbeiters
  • Erklärungen zu verwendeter Software und Hardware

Digitales Onboarding professionell anfertigen lassen

Sie möchten Ihr digitales Onboarding vom Profi anfertigen lassen? Das ist eine gute Entscheidung, denn nur mit der richtigen Struktur und verständlich aufbereiteten Inhalten können fachlich und kollegial gute Ergebnisse erzielt werden, wenn es um ein digitales Onboarding geht. Wir von SmartXplain sind auf die Erstellung von E-Learnings spezialisiert, die auch als digitales Onboarding eingesetzt werden können. Dabei beraten wir Sie nicht nur rund um die notwendigen Inhalte, sondern bereiten zu vermittelndes Fachwissen für Sie so auf, dass es für neue Mitarbeiter verständlich wird. Nehmen Sie einfach über unsere Kontaktdaten Kontakt zu uns auf, damit wir Sie umfassend beraten können. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.